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實驗室如何對技術文件有效管理?

實驗室如何對技術文件有效管理?

發布日期:2018-12-07 作者: 點擊:

實驗室可以從六個方面來對檢驗機構標準技術文件進行有效管理。

1、對標準技術文件進行統一管理

由檢驗機構的質保部門負責標準技術文件的采購、登記、發放、回收、更新及銷毀等工作。使用部門或個人根據需求填寫標準購買申請單,經使用部門、質保部門負責人批準,質保部門的管理人員方可采購,這樣可以有效地控制質量和成本。

采購后管理人員要對標準技術文件進行詳細建檔,然后加蓋受控章并編號,編號的規則根據需要能反應文件類別、發放的部門等信息,但必須保證編號的唯一識別性。

發放時做好登記并要求接收人簽字,接收人分兩種情況,一種是接收人為標準技術文件的使用人,使用人有責任保管好文件,不得遺失;另一種是接收人不為使用人,這種情況多為部門申購,接收人有必要建立所接收標準的使用臺帳,以便后續的跟蹤和回收。管理人員需要不定期檢查接收人的標準臺帳的建立和登記情況來確保作廢標準回收工作的順利進行。當有標準作廢時,管理人員是按標準數據庫中登記的接收人下回收通知。這種管理方法增強接收人和使用人責任意識,利于后續標準跟蹤、作廢回收和更換新標準工作的順利進行。


2、保證標準技術文件收集渠道正規

檢驗機構的標準技術文件按來源可分為外來的標準技術文件和實驗室內部進行方法確認的技術文件。對于外來的標準技術文件,比如國際標準、國家標準、行業標準和地方標準等。管理人員要保證收集的標準是發行機構或經過發行機構授權的單位的標準合集、單行本、對標準進行掃描電子版本或國家相關部委的官方網站公告中發布的電子版本;收集的技術文件也要保證是國家相關部委的官方網站公告中發布的。

因為非正規渠道收集標準技術文件里面可能存在錯誤,標準技術文件準確性關乎整個檢驗過程和最終結果的質量,檢驗人員依據錯誤的標準進行檢驗或判定,不合格產品判定為合格;合格產品判為不合格,給生產企業的信譽和經濟造成損失,嚴重的可能會使企業面臨倒閉。檢驗機構發生這樣的質量事故除承擔經濟上賠償,還使其社會誠信度下降。


3、應用網絡技術和數據庫信息系統進行管理

數據庫信息已廣泛的應用于各行各業,強大數據存儲能力,不論是擁有幾千份標準技術文件的專業性檢驗機構,還是擁有上萬份標準技術文件的綜合性檢驗機構,都能滿足管理的需要。對于管理人員使用數據庫管理系統進行標準技術文件的管理,操作方便、快捷、高效、安全。比如在標準建檔時可以在數據庫中添加記錄,詳盡輸人標準代號、名稱、類型、狀態、起草單位、歸口單位、發布日期、實施日期、代替標準、被替代標準、取得認定認可狀態等,使用者可以按各種關鍵詞對數據進行檢索,滿足不同檢索需求。同一標準有時要發放給多個人,這樣一條標準就對應多個發放記錄,數據庫中表的一對多關系好正滿足這種需要,檢索到一個標準,它發放給哪些人一目了然。

由于電子版標準的采購周期短、成本低、可打印等特點受到檢驗機構的青睞,將電子版標準保存在數據庫中是最好的選擇,使用者查閱迅速而且高效,實現最大程度資源共享。管理人員收集到廢止、變更信息和修改單時及對數據庫動態維護,使用者同步獲得這些變更信息,相比過去的手工管理高效、及時得多。

對修訂單信息提供的局限性,這些依賴人工的查找收集都要求標準管理人員豐富的專業知識和經驗的積累。


4、借助外部信息平臺輔助有效性確認

一個檢驗機構的在用的標準技術文件少則幾千份多則上萬份,確保它們全部受控在過去是一項十分繁重的工作。我們可以利用現代信息化技術作為輔助手段。國內有已多家標準研究院建設的標準信息服務網站應用標準跟蹤系統提供這項服務,檢驗機構可以借助這些外部的平臺來保障標準的受控,在跟蹤系統的選擇時應考慮以下幾方面:

1) 是否是實時自動跟蹤,只有實時自動跟蹤才能保證所得信息和更新的同步性;

2) 系統功能是否滿足需要和操作是否方便,系統不僅要提供發生變更的標準信息還要提供即將作廢標準信息,這樣管理人員才能做到事前通知,使檢驗活動做好應變的準備;

3) 庫存標準題錄的數量,題錄的數量越多就意味覆蓋要跟蹤標準越多;

4) 標準信息更新的及時性,從公告公布到信息更新的時間越短就越及時;

5) 費用等方面綜合考慮進行選擇。

這些外部跟蹤系統的信息有時也會有誤,比如一些國際標準在國內網站更新的滯后性等,為了做好保障工作,對信息的準確性還要經人工確認,系統庫存沒有的標準變更信息還要采取人工查找收集,比如我國地方標準歸所在地方管理,國內標準信息服務網站庫存的地方標準題錄和文本有限,大部分地方標準信息要在屬在省主管部門的網站上查找。國內跟蹤系統


5、實行分類管理,納入個人績效考核

標準技術文件一般可分為取得和未取得資質或認可這兩大類,建立相應的工作流程,實行分類管理的方法。當標準技術文件發生變更,管理人員要提前下發即將作廢標準通知和回收通知確保作廢日前收回作廢標準,保證了檢驗機構在用文本的現行有效,防止已作廢標準誤用。已取得資質或認可的更新文本要及時收集發放,確保能力變更確認工作的順利進行。未取得資質或認可的是否收集新文本要根據使用人的需求而定。為了確保作廢文件得以回收和在用文件為現行有效可對使用人的進行考核,定期檢查發現檢驗工作中使用自行收集的標準技術文件沒經管理人員確認、編號、登記除要及時進行糾正,可采取一定經濟處罰來促使使用人在日常工作中自覺行成使用受控文件的意識;有作廢文件要需要回收時使用人找不到或遺失,經濟處罰也可增強保管好文件的意識。


6、要求管理人員具有較強的專業素質

在這個崗位上的管理人員除要有高度的責任心,還要具備較強的專業素質。不僅要熟悉檢驗機構相關專業的國內外標準的種類、各類標準制修訂替代廢止及發行的程序等這些標準化專業知識。還要有快速收集和處理信息的能力,上面提到的變更廢止信息和修訂單的收集確認,這些都要靠工作中不斷學習和的長期積累。另外還要隨時觀注相關專業的技術發展動態,在國家、行業主管部門的網站和標準化期刊中收集首次發布的新標準和新檢測方法信息;及時提供給相應的檢驗部門,為新檢測項目的開發和科研工作提供情報信息。

本文網址:http://www.zzskrjc.cn/news/355.html

關鍵詞:河南環境檢測,鄭州節能檢測,河南房屋安全性鑒定

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